Van slecht nieuws naar iets nieuws

Auteur: Yanto Hesseling – mail@yanto.eu

Redactie: Paul Beving

Door de coronapandemie zijn we plotseling genoodzaakt tot thuiswerken. Fysieke bijeenkomsten die we eerder zonder veel hindernissen organiseerden, vinden nu online of helemaal niet plaats. Hoe kun je voor onderzoeken en testen een veelbesproken tool ook ‘veilig’ en met succes inzetten? Welke andere regels kunnen je helpen bij het werken op afstand?

TestNet bijeenkomst

Donderdag 6 februari 2020, een zaal van een hotel aan de rand van de stad Groningen. Ik gaf samen met JP Elverding de interactieve workshop over het voeren van een slechtnieuwsgesprek. Deze fysieke TestNet bijeenkomst stond in het teken van het simuleren van een slechtnieuwsgesprek door zelf een sketch op te voeren, leren van elkaar en het opnieuw uitvinden van TestNet Noord. Ik wist toen nog niet dat het mijn laatste fysieke TestNet bijeenkomst was. Dat er nog veel meer slecht nieuws ging komen kon ik toen nog niet weten.

Foto tijdens de bijeenkomst

Ongeveer zes weken later, nadat het duidelijk was geworden dat fysieke bijeenkomsten niet meer georganiseerd konden worden, had ik veel online initiatieven voorbij zien komen. Zelf had ik nauwelijks online bijeenkomsten bijgewoond in deze periode. Voor de coronapandemie begon had ik wel verschillende IT webinars bijgewoond. Natuurlijk allemaal goed bedoeld, maar ik had het idee dat er iets ontbrak. Toen ik ging overleggen met mijn ‘Agile partner in crime’ Erwin de Beer hoe om te gaan met de Agile bijeenkomsten die wij organiseren vanuit AgileHubNoord, heb ik direct voorgesteld om een online evenement te organiseren.

Experimenteren met online bijeenkomsten

Het kan verleidelijk zijn om in een veranderende omgeving je te richten op wat niet meer kan. Er ontstaat ook ruimte voor nieuwe ideeën en hiermee te gaan experimenteren. Ik had  een aantal online bijeenkomsten gevolgd die gericht waren op het online faciliteren. Wat is er dan mooier om iets uit te proberen? Ik had wel van tevoren gevraagd of er behoefte was aan een dergelijke online bijeenkomst.

Aan de slag! Holacracy werd het onderwerp en we hadden in de vorm van Erik Slotboom van Energized.org een facilitator. Het onderwerp sloot wat mij betreft ook aan op de situatie waar de meeste deelnemers van de bijeenkomst zich in bevonden. Holacracy is een manier van Agile organiseren met een specifieke benadering voor taakverdeling, hiërarchie, besluitvorming en zelfsturende teams. In de online meetup werd dit gecombineerd met thuiswerken, omdat bijna iedereen die voorheen op kantoor werkte nu vanuit huis werkt. Op 11 juni 2020 hielden we de bijeenkomst. 

Omdat we een online bijeenkomst organiseerden, hadden we één of meerdere tools nodig. Gebruikmaken van een tool is regelmatig een dingetje: Werkt het wel prettig, doet het wel wat je ervan verwacht en is het om wat voor reden geen dubieuze tool? Zonder een tool zouden we dit niet kunnen organiseren. We waren dan ook gestart met de vraag wat we nodig hadden en waarvoor.

Na verschillende iteraties was dit het resultaat:

  • Mogelijkheid voor breakout rooms binnen dezelfde tool.
  • Sturen van een uitnodigingslink met een code.
  • Als facilitator of organisator de deelnemers kunnen zien via video.
  • Het kunnen plakken van ‘geeltjes’.

De tool Zoom

We zijn hierdoor uitgekomen op misschien wel de meest dubieuze tool, namelijk de betaalde versie van Zoom. Maar niet voordat we alle maatregelen die we konden treffen ten aanzien van beveiliging en privacy hadden onderzocht. Het volgende hebben we gedaan:

  • Een link gestuurd met een code alleen naar de deelnemers. Link en code zijn separaat gestuurd.
  • Een beschrijving gestuurd naar de deelnemers om Zoom te kunnen gebruiken en ook hoe je de bijeenkomst kunt bijwonen alleen vanaf de browser zonder de applicatie te installeren.
  • Het maken van video-opnames of screenshots uitgezet.
  • Er is een aparte set aan spelregels opgesteld in verband met privacy. Er is een oproep gedaan om deze spelregels te respecteren.
  • En nu mijn favoriet: deelnemers komen tijdens het inloggen bij de bijeenkomst in een wachtruimte. Dit kun je instellen. Je hoort dan een belletje wanneer iemand als het ware bij je op de stoep staat. Ik voeg de deelnemer handmatig toe aan de bijeenkomst. Mocht er een ongewenste gast zijn, dan geef je uiteraard geen toegang.

Het echte voordeel van Zoom is het kunnen gebruiken van breakout rooms. Tools zoals Microsoft Teams en Webex bieden deze functionaliteit nog niet. Hierdoor kunnen mensen echt als groep uit elkaar. Ik had zelf van tevoren niet verwacht dat het zo goed zou gaan werken. En het uit elkaar gaan als groep en weer terug gaan naar de centrale ruimte vind ik nog beter werken dan bij een fysieke bijeenkomst. Dit is allemaal in Zoom te regelen via een aantal eenvoudige muisklikken. Uiteraard hadden we dit allemaal getest voordat we definitief de keuze hadden gemaakt voor Zoom.

Geeltjes plakken met IdeaBoardz

Het plakken van ‘geeltjes’ kan helaas nog niet via Zoom. Hiervoor hebben we een ander tool gekozen namelijk IdeaBoardz. Dit is een gratis online tool dat werkt als een ‘whiteboard’ waar je ‘geeltjes’ op kunt plakken. Het voordeel van IdeaBoardz boven andere onderzochte tools zoals Mural is de eenvoud van IdeaBoardz.

We hadden veel tijd geïnvesteerd in de voorbereiding van de online bijeenkomst. Het doel van de bijeenkomst was helder. Een draaiboek met alle stappen, opdrachten en rolverdeling om uiteindelijk te werken aan principes voor ‘wendbaar thuiswerken’ is gemaakt. En dan komt er natuurlijk het moment dat het echt gaat gebeuren.

Tja. Misschien is dit wel het meest saaie van dit verhaal. Mijn ervaring als organisator en ook de ervaringen van de facilitators waren boven verwachting. Alles ging heel natuurlijk en ik vond het aanvoelen als een fysieke bijeenkomst met de discussies die daarbij hoort. 

Wat zeggen de deelnemers? Dit waren reacties tijdens de retrospective die we altijd aan het einde van een AgileHubNoord bijeenkomst doen:

‘Online Meetup’s tijdens Corona tijd zijn waardevol’

‘Breakout Rooms werken’

‘Goed om elkaar te ontmoeten’

En nu verder?

Ik ben zelf geen grote fan van online bijeenkomsten. Maar het is op dit moment misschien wel het beste wat we kunnen doen. Ik ga niet zeggen: ‘Straks als corona over is…’, maar ik sta open om verandering te accepteren en mij aan te passen aan nieuwe omstandigheden. Ik ga ook zeker door met organiseren van online bijeenkomsten. Misschien zelfs ook als fysiek afspreken weer mogelijk is.

Thuiswerken blijft ook nog wel even een trend of gaat nooit meer weg. Wij hebben daarom deze stelling met het holacracy gedachtegoed in ons achterhoofd behandeld om anderen te helpen:

Het omarmen van principes is niet genoeg. Juist bij in vrijheid werken op afstand zijn meer regels nodig. Wat zijn de ultieme regels die je nodig hebt bij werken op afstand?

Benieuwd wat het resultaat is? Kijk dan hier

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *